Pengertian Administrasi Beserta Fungsi, Tujuan, Ciri-Ciri dan Unsur-Unsur Administrasi

Pengertian Administrasi 

Secara umum, administrasi adalah suatu kegiatan yang terkait dengan pencatatan, surat menyurat, operasional, pembukuan, agenda dan sebagainya dalam suatu organisasi atau instansi suatu perusahaan.

Dengan adanya administrasi yang terkelola dengan baik dan rapi dapat memudahkan pekerja lainnya lebih mudah menemukan informasi atau data yang dibutuhkan. Sehingga kemampuan melaksanakan dan merencanakan prosedur administrasi dalam suatu organisasi atau instansi harus ada dan harus dilakukan agar tidak menimbulkan permasalahan pencarian data.

Pengertian Administrasi Menurut Para Ahli

Selain pengertian Administrasi secara umum, terdapat juga beberapa ahli yang menjelaskan mengenai pengertian Administrasi, seperti berikut:

Menurut George R. Terry

Menurut George R Terry, administrasi adalah suatu kegiatan perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan di perkantoran, serta menggerakkan mereka yang melaksanakan pekerjaannya agar dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Menurut Munawardi Reksohadiprowiro

Menurut Munawardi Reksohadiprowiro, administrasi adalah suatu sistem usaha yang meliputi berbagai macam peraturan yang rapi dan terorganisir, serta terdapat pemutusan fakta-fakta demi tujuan untuk mendapatkan pandangan yang lengkap dan hubungan timbal balik antar fakta.

Menurut Ulbert

Menurut Ulbert, administrasi memiliki arti yang luas. Dimana pengertian administrasi adalah penyusunan dan pencatatan data atau informasi secara sistematis.

Hal ini berlaku secara internal ataupun eksternal sebagai upaya untuk menyediakan keterangan informasi dan memudahkan untuk mendapatkan data atau informasi tersebut kembali. Sedangkan jika diartikan secara sempitnya, administrasi adalah tata usaha.

Menurut Sondang P. Siagian

Menurut Sondang P. Siagian, administrasi merupakan segala bentuk dari berbagai proses kerjasama antara 2 individu atau lebih dengan dasar yang rasionalitas untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Menurut W.H Evans

Menurut W.H Evans, administrasi memiliki pengertian berupa fungsi yang saling berkaitan dengan manajemen dan pengarahan dari semua tahap operasi perusahaan tentang pengolahan bahan keterangan, komunikasi dan mencakup memori organisasi.

Menurut William Lefffingwell dan Edwin Robinson

Menurut William Lefffingwell dan Edwin Robinson, menyatakan bahwa administrasi adalah suatu bagian dari ilmu manajemen. Dimana administrasi berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran yang secara efisien, kapan saja dan dimana saja pekerjaan tersebut harus dilakukan.

Menurut Arthur Grager

Menurut Arthur Grager, administrasi adalah sebuah fungsi yang mengatur tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat suatu organisasi.

[ez-toc]

Fungsi Administrasi

Berikut merupakan beberapa fungsi penting dalam Administrasi:

• Perencanaan (Planning), merupakan kegiatan yang dilakukan diawal dalam merencanakan. Dalam perencanaan mencakup kegiatan pengumpulan data, pengolahan data atau informasi, hingga penyusunan dokumen yang terkait dengan perencanaan.
• Penyusunan (Organizing), merupakan kegiatan pembangunan komunikasi untuk melaksanakan masing-masing pekerjaan antar sesama pekerja atau anggota yang terlibat dalam suatu pekerjaan. Komunikasi ini diharapkan dapat mempermudah dalam mencapai tujuan bersama.
• Koordinasi (Coordinating), merupakan bagian dari fungsi manajemen yang bertujuan untuk menjaga komunikasi, dan keharmonisan antar anggota atau divisi sehingga tidak terjadi permasalahan. Koordinasi dapat dilakukan dengan menggerjakan kegiatan yang melibatkan banyak orang.
• Pelaporan (Reporting), merupakan aktifitas untuk menyampaikan hasil laporan dari suatu proyek atau data tertentu. Sehingga dengan adanya pelaporan ini, dapat diketahui apakah tujuan organisasi tercapai atau tidak. Hal ini dapat mempermudah eksekutif dalam menilai dan mengetahui performa perusahaannya.
• Penyusunan anggaran (Budgeting), merupakan kegiatan perencanaan keuangan yang dibutuhkan dalam suatu organisasi, sehingga segala aktifitasnya dapat berjalan sesuai dengan rencana.
• Pengarahan (Directing), merupakan kegiatan untuk memberikan bimbingan, saran dan kritik terhadap apa yang sudah dilaksanakan. Dengan adanya pengarahan ini, dapat meningkatkan kinerja pekerja untuk bisa bekerja sesuai dengan kemampuannya dan menjadi lebih baik.

Tujuan Administrasi

Berikut merupakan beberapa tujuan umum dalam Administrasi:

• Dapat memonitoring kegiatan administrasi perkantoran, sehingga kegiatan lebih terorganisir dengan baik dan rapi.
• Dapat melakukan evaluasi berdasarkan data yang ada, sehingga dapat mengetahui data dan performa organisasi terhadap suatu bisnis yang dijalankan.
• Dapat digunakan untuk mempermudah penyusunan program pengembangan usaha atau kegiatan, sehingga segala program yang akan direncanakan bisa direncanakan dengan maksimal agar hasil yang dicapai bisa maksimal pula.
• Dapat digunakan untuk mengamankan kegiatan usaha dan organisasi di perusahaan

Unsur-Unsur Administrasi

Berikut merupakan unsur-unsur yang harus ada dalam Administrasi:

• Organisasi, merupakan tempat yang digunakan sebagai tempat berlangsungnya proses kegiatan administrasi untuk mengatur segala data dan dokumen organisasi.
• Manajemen, merupakan orang-orang yang bertanggung jawab pada posisinya masing-masing untuk mengelola bisnis atau kegiatan dalam suatu instansi atau organisasi.
• Komunikasi, merupakan hubungan untuk mendiskusikan segala hal dalam organisasi. Sehingga kegiatan administrasi bisa dilakukan dengan baik.
• Keuangan, merupakan pembiayaan kontrak dan kerjasama yang dilakukan untuk mempermudah alur koordinasi permasalahan keuangan dalam organisasi.
• Kepegawaian, merupakan tenaga kerja yang akan melakukan segala kegiatan administrasi.

Ciri-Ciri Administrasi

Berikut merupakan ciri-ciri Administrasi pada umumnya:

• Tujuan yang jelas. Dengan adanya tujuan yang jelas, maka proses Administrasi menjadi lebih mudah dilakukan. Sehingga performa organisasi dapat diukur dengan berpedoman pada tujuan tersebut.
• Terdapat sumber daya manusia minimal 2 atau lebih. Suatu kegiatan administrasi setidaknya dilakukan oleh 2 orang untuk menyelesaikan pekerjaan mereka dalam bidang administrasi, sehingga tidak dibebankan pada satu orang saja.
• Selalu berhubungan dengan kegiatan kerjasama. Kebanyakan, kegiatan Administrasi selalu berkaitan dengan pihak luar untuk melakukan kegiatan kerjasama sehingga terciptalah sebuah relasi yang baik.
• Terdapat usaha atau proses kerja. Dalam menjalankan kegiatan administrasi, usaha atau proses kerja selalu ada dan terus dilakukan.
• Terdapat kepemimpinan, bimbingan dan pengawasan. Hal ini dilakukan agar dapat saling memberikan masukan dan saran untuk menjadi lebih baik.

Dengan adanya beberapa informasi mengenai pengertian Administrasi akan lebih memudahkan anda dalam mempelajari Ilmu Administrasi. Pengelolaan administrasi yang baik dan teratur dapat mempermudah pekerjaan kantor ataupun organisasi menjadi lebih mudah. Semoga artikel ini bermanfaat untuk anda.

Editor: Muchammad Zakaria

Al Lilah Nur Hasanah

Percayalah bahwa apa yang kamu impikan, suatu saat dapat tercapai meskipun jalan yang ditempuh tidak seindah yang kamu kira. So, believe yourself “you can do it”.