Tentang Project Management : Pengertian, Tujuan dan Tahapan-Tahapannya

Pengertian Project Management

Apa itu project management? Project management atau yang dinamakan juga sebagai manajemen proyek merupakan sebuah cara yang dilakukan di dalam mengelola sebuah proyek. Cara ini dilakukan mulai tahap perencaan sampai dengan tahap penyelesaian. Projek ini milai dikembangkan sekitar abad ke-20 yang digunakan untuk segala hal yang berkaitan dengan proyek.

Tujuan dari adanya project management adalah supaya kegiatan atau program yang dilaksanakan mampu memberikan hasil yang efisien dan semaksimal mungkin serta efektif. Efektif maksudnya adalah mampu memanfaatkan sumber daya sesuai dengan keperluan kegiatan yang diselenggarakan yang di dalamnya mencakup waktu, biaya, kualitas, dan lain sebagainya.

Lalu bagaimana dengan efisiensi? Bagia ini lebih diartikan sebagai sebuah pemanfaatan sumber daya dan pemilihan terhadap sub kegiatan yang dilakukan secara tepat dan sesuai sasaran yang mana di dalamnya mencakup jenis, jumlah, dan ketika penggunaan sumber daya yang lainnya.

Maka dari itu, kebutuhan terhadap project management ini merupakan suatu hal yang tidak bisa dilupakan. Dengan adanya project management, maka kegiatan yang dilakukan bisa berjalan dengan baik, lancar, dan tentunya sesuai rencana karena semuanya sudah direncanakan dan juga sudah dipikirkan secara matang.

Tujuan Project Management

Lalu apa sih yang menjadi tujuan project management? Tentunya manajemen proyek memiliki tujuan yang harus anda perhatikan betul. Beberapa tujuan tersebut akan kami jelaskan seperti berikut:

• Tempat waktu, maksudnya tidak akan ada keterlambatan terhadap penyelesaian proyek sesuai dengan yang direncanakan atau ditargetkan.
• Penggunaan biaya yang sesuai, tujuannya untuk memastikan bahwa tidak sampai ada penambahan biaya melebihi dari target biaya yang sudah dianggarkan sebelumnya.
• Memberikan kualitas yang sesuai dengan yang diinginkan atau disyaratkan.
• Proses kegiatan yang menggunakan project management bisa berjalan dengan lancar dan tidak ada gangguan yang berarti karena semuanya sudah direncanakan dan disusun serta dibicarakan bersama pihak-pihak yang berkepentingan.

Tahapan Project Management

Setelah paham tentang pengertian dan juga tujuan dari adanya project management, maka berikut ini kami sudah memiliki informasi penting terkiat tahapan project management. Dengan mengetahui informasi ini diharapkan nanti anda bisa paham bahwa project management tidak bisa dilakukan secara sembarangan. Ada beberapa tahapan dan langkah yang harus disusun dan dibicarakan terlebih dahulu.

1. Perencanaan atau Planning

Tahapan pertama dari pelaksanaan project management adalah perencanaan atau istilah kerennya disebut planning. Planning merupakan sebuah rencana yang dilakukan berkaitan dengan proyek yang akan dijalankan. Di dalam membuat perencanaan tentu harus dilakukan dan diurus oleh mereka yang sudah berpengalaman. Oleh sebab itu, biasanya planning akan melibatkan orang-orang yang memang sudah diakui kemampuannya.

Perencanaan inilah yang akan menentukan kira-kira proyek yang akan dijalani akan dibuat atau dieksekusi seperti apa. Ada beberapa bentuk dari adanya proses perencanaan ini, seperti perencanaan metode kerja, perencanaan prosedur, perencanaan anggaran biaya, perencanaan standar pengukuran hasil, dan juga perencanaan program.

Maka dar itu, perencanaan ini memerlukan waktu  yang lebih lama dibandingkan dengan sebelumya. Bahkan perencaan yang sudah dibuat malah harus memerlukan waktu yang lebih lama dibandingkan dengan bagian-bagian yang lainnya.

Tahapan perencanaan ini akan berhasil jika:

• Pekerjaan yang dilakukan mampu didefinisikan dan dirumuskan dengan waktu yang tepat.
• Pekerjaan yang dilakukan bersifat tidak biasa alias unik.
• Pekerjaan yang dilaksanakan berasal dari tugas yang kompleks serta saling berhubungan dan juga memerlukan sebuah keterampilan yang khusus.
• Proyek tersebut bersifat sementara namun sangat penting terhadap organisasi.
• Proyek tersebut mencakup hampir semua bagian organisasi.

2. Pengaturan atau Organizing

Tahapan project management yang kedua dinamakan pengaturan atau organizing. Tahapan yang satu ini bermaksud untuk mengelompokkan atau mengatur kegiatan konstruksi. Dengan begitu, maka kinerja yang dilakukan mampu memberikan hasil sesuai dengan apa yang diinginkan.

Perlu anda tahu bahwa tahapan pengaturan ini memegang peranan yang sangat penting. Mengapa? Jika ternyata nanti malah terjadi suatu hal yang tidak sesuai dengan yang diharapkan, maka akan langsung berdampak pada tujuan dari proyek itu sendiri.

Sementara itu, tahap pengaturan atau organizing ini dinyatakan berhasil jika menjalankan beberapa tanggung jawab seperti di bawah ini:

• Semua kegiatan yang diselenggarakan atau dilakukan mampu diselesaikan dalam waktu yang tepat sesuai dengan yang direncanakan.
• Proyek yang dijalankan mengeluarkan biaya atau budget yang tidak melebihi dari budget yang dianggarkan. Jika ternyata memang lebih dari budget yang dianggarkan, maka proses organizing yang dilakukan kurang begitu baik.
• Proyek yang diselenggarakan mampu memenuhi sasaran yang berkualitas.
• Tenaga kerja yang dipercayakan untuk mengerjakan proyek ini harus selalu diberikan motivasi dan juga arahan serta mereka harus diberikan semua informasi yang berkaitan dengan pekerjaan mereka Informasi ini akan sangat membantu mereka di dalam mengerjakan dan menyelesikan pekerjaan yang dibebankan.

3. Pengendalian atau Controlling

Controlling merupakan tahapan yang terakhir pada project management. Tahapan ini merupakan momen dimana sudah muncul hasil yang kemudian akan dilakukan evaluasi untuk mengetahui kira-kira apa saja yang perlu dipertahankan, perbaiki, dan juga apa saja yang tidak perlu dilakukan.

Tahapan ini harus dilakukan dengan cara memberikan pengawasan secara ketat pada biaya, budget, sumber daya, dan tentunya kualitas. Pengendalian juga bisa berarti memberikan umpan balik atau feedback untuk merevisi perencanaan maupun juga pengaturan sumber daya.

Demikian informasi yang bisa kami sampaikan kepada anda terkait pengertian project management beserta tujuan, dan juga beberapa tahapan di dalam melaksanakan project management. Semoga bermanfaat.

Editor: Muchammad Zakaria

Muchammad Zakaria

Founder dan Chief Editor di Nesabamedia.com. Lebih suka nonton film ketimbang menulis, menulis kalau lagi mood aja. Salam kenal ya!